Projetos – Analítico

Entendendo o fracasso dos projetos de Data Analytics

Projetos morrem constantemente pois usuários simplesmente deixam de usá-los. Mas como aumentar o valor evitar que caiam no esquecimento?

O sucesso ou fracasso de um projeto de Analytics – aliás, de quase todos os projetos de tecnologia de produtos ou serviços – baseia-se na adoção do novo produto/serviços pelos clientes.

Sucesso é medido não apenas nas características do produto, e quando se fala da área de Analytics, há cemitérios cheios de dashboards com lindos gráficos interativos e serviços de insights automáticos que não são importantes para ninguém além dos seus criadores.

A adoção do produto de Analytics envolve vários fatores, tanto intrínsecos ao produto quanto extrínsecos. Vejamos alguns:

O produto só informa o óbvio: Ter um relatório que apenas mostra quais seus produtos mais vendidos, por exemplo, não será uma novidade para a maioria das pessoas. Seu José da expedição pode facilmente dar essa informação. Um produto de inteligência deve oferecer informações que estão muito além da superfície.
Os dados estão errados: Encontrar informações erradas, principalmente nas primeiras interações dos usuários finais com o produto, é o equivalente à um suicídio. Rapidamente cairá em descrédito e a primeira impressão de todos é que o produto não funciona. Analistas devem gastar tempo suficiente em analisar os resultados do modelo e criticá-los. Ter os “advogados do diabo” nessa fase é essencial.
Atualizações não são constantes: Assim como erro de dados, usuários que interagem com seu produto ou serviço de dados e enxergam sempre o mesmo resultado em breve vão simplesmente ignorá-lo. Será como um quadro ruim numa parede: depois de um tempo você nem lembra que está lá. Atualizar frequentemente as informações e o próprio modelo estatístico é essencial para que usuários percebam a dinâmica dos negócios.
As pessoas não entendem o conteúdo: Entender algoritmos, modelos estatísticos e gráficos complexos são assuntos para os Analistas e Engenheiros do produto. Usuários querem informações simples e mastigadas para que possam interpretar e tomar ações rapidamente. Se é necessário explicar muito ao usuário, então algo está sendo feito errado.
O serviço/produto não é importante para o cliente: Projetos já nascem mortos dessa maneira. Não levar em conta as reais necessidades do cliente e o que é valorizado pelos usuários invalida todo o trabalho. Há necessidades explícitas e implícitas das pessoas em um produto ou serviço. Entendê-las e transformá-las em algo útil deve ser a prioridade principal e indiscutível do projeto.

Há formas e metodologias práticas para evitar esses erros no desenvolvimento de produtos e serviços de Analytics. Utilizar as ferramentas de Design Thinking é uma ótima forma de traduzir o que as pessoas querem em algo realmente útil.

Metodologias de Gestão de Mudança também são importantes durante todo o ciclo de um projeto para ter certeza de que as pessoas conhecem, entendem e utilizam o projeto.

E, finalmente, é essencial colher o feedback dos usuários de forma constante e utilizar conceitos de Agilidade e Melhoria Contínua para fazer aperfeiçoamentos constantes no produto, utilizando o erro como uma forma de aprender e ficar mais forte, e não mais próximo da morte.

Selecionando a metodologia certa para o projeto

Comparando o ciclo de vida, segundo diferentes metodologias de projeto.

Diversas metodologias podem ser usadas no processo de melhoria, transformação, solução de problemas e inovação. Cada uma possui seu próprio ciclo de vida, mas teriam algo em comum? Ou haveria diferença significativa?

A seleção usualmente é baseada no objetivo do projeto, que pode ser resolver um problema trivial ou a criação de um produto inovador.

Para um mesmo objetivo, mais de uma ferramenta pode ser selecionada (por exemplo: PDCA x A3). Para outras situações, uma metodologia é evidentemente melhor e sem substituto.

Vale lembrar que nem todas são lineares. Muitas delas, como Design Thinking e Analytics envolvem um processo iterativo até chegar no objetivo final.

Compare no infográfico onde está cada uma delas em termos de início, meio e fim.

Qual seu pipeline de projetos?

Um gestor de projetos de melhorias não deve só ter um controle dos projetos em andamento, mas também um pipeline razoável com aqueles projetos que entrarão no futuro ou quem sabe sejam apenas desejos.

Quando me refiro a um pipeline eu falo de uma lista de projetos a ser implementada. ( Nota: Pipeline é um termo que ao pé-da-letra significa tubulação – imaginando aqui que você tem um fluxo de entrada e saída – o que no mundo de negócios significa uma lista a ser trabalhada, como clientes, projetos, vendas, etc.)

Esses projetos podem ou não estar aprovados ou bem detalhados em um project charter, mas há detalhes suficientes para saber que eles são promissores.

O motivo de manter um pipeline é que listar projetos potenciais a todo momento é algo inerente ao cargo de um profissional de melhoria.

Seja um projeto que saiu do board da empresa, de uma conversa de corredor ou de uma visita à operação (gemba), as oportunidades devem ser capturadas, estudadas e então implementadas/descartadas. Seja lá que futuro que lhe aguarde.

Ao listar esses projetos você será capaz de saber quais as áreas mais promissoras para melhoria, ou qual merece a maior atenção da diretoria.

Com uma lista compreensiva, projetos são expandidos, fundidos e extrapolados para outras áreas. Caso haja recursos disponíveis que não foram planejados, você terá sempre um projeto na manga para implementar.

Também poderá implementar outras iniciativas de menor custo caso haja corte de orçamento daquele projeto grande que consumiu mais do que deveria.

Um pipeline bem estudado e detalhado pode revelar quanto benefício uma área pode trazer potencialmente. Ex.: “Tenho 100k reais de benefícios com projetos em andamento, mas a área tem potencial para outros 150k em médio prazo”

Há também projetos que à medida que o tempo passa são eliminados dessa lista. Projetos que se tornaram obsoletos ou que já não estão mais nos planos estratégicos da empresa podem ser deixados de lado permanentemente.

Fazer a manutenção dessa lista nos moldes que descrevi é um trabalho muitas vezes ingrato, pois coletar detalhes de um projeto que você não tem certeza que verá a luz do dia pode ser frustrante.

Ao fim do dia cada projeto tem suas chances de sucesso ou fracasso, assim como um investimento no mercado financeiro ou a abertura de um negócio. Ter um portfólio diversificado e bem estudado aumenta muito as chances de sucesso do negócio como um todo, e creio que essa é a visão que o gestor precisa ter, pois não se apega a este ou aquele projeto preferido.

Comece o projeto pelo fim

Muitos já leram – ou ouviram falar – dos famosos 7 Hábitos de Pessoas Altamente Eficazes, de Franklin Covey. Não é um bestseller por acaso, e apesar de não ser adepto à literatura de auto-ajuda, creio que há um ponto aqui em que ela encontra o mundo real.

O segundo hábito descrito por Covey – atenção para spoiler – é “Comece com o Fim em Mente”. No livro o autor pede que o leitor imagine/visualize seus objetivos sendo realizados, pois com essa visualização será capaz de encontrar melhor os caminhos e motivar-se para o atingimento dos objetivos.

E como isso me ajuda na prática?

Ter o Fim em mente é muito útil durante a concepção de um projeto ou mesmo na elaboração de uma apresentação. Ao saber qual o resultado que você quer ter, fica mais fácil elaborar o caminho até ele, ou ao menos saber que perguntas fazer.

Podemos considerar também o Fim como o início de um processo iterativo, pois ao longo do tempo será amadurecido até chegar em uma ideia definitiva. Você imagina os clientes com um novo telefone na mão, mas no dia seguinte o que você tem é um protótipo em play-doh. E, acredite, isso é um belo começo!

No caso de projetar um novo produto ou processo pode-se imaginar o Fim como o processo definitivo: visualizando usuários operando um novo sistema, uma transação mais simplificada, um produto seguindo por uma logística diferente, pessoas utilizando o seu produto, e assim por diante.

Ao fazer esse exercício você gerará muitas perguntas. Como farei isso? Quanto vai custar? Quem poderá produzir minha matéria prima? Quanto tempo vai levar? E por aí vai… Perguntas extremamente relevantes e que devem ser respondidas, e uma vez respondidas você terá mais clareza do Como Fazer.

Uma pergunta importante nessa fase: posso fazer um protótipo/piloto? Com a visão do Fim é mais fácil pensar como seria um piloto ou MVP (Produto Mínimo Viável).

O mesmo processo mental se aplica para uma apresentação. Ao ter em mente o resultado final (pode ser um Sim para um projeto, um aperto de mão fechando um negócio, ou um elogio por um bom trabalho), pode-se trabalhar no conteúdo para que aquele resultado seja obtido.

Para aprovar um orçamento você imagina as perguntas que podem ser feitas, o material que você apresentará, como apresentará, quem estará presente, que argumentos e contra-argumentos serão apresentados, e assim por diante. É útil também pensar no Fim como um resultado negativo. Neste caso, o que você fará para reverte o resultado?

E voltando ao lado mais conceitual, ter o Fim Em Mente significa que você sabe aonde exatamente você quer chegar. Ter uma equipe ou projeto que não tem um direcionamento objetivo e um foco claro é uma receita para fracasso e que auto-ajuda não poderá resolver.

Robôs Racistas, Desemprego e Minorias: Preocupações éticas da transformação de processos

Quais são as questões éticas comuns enfrentadas em projetos, especialmente aqueles de transformação dos negócios?

Grande parte das organizações atualmente possui Códigos de Ética, formalmente comunicados e distribuídos a todos os empregados, seja num livreto ou em um treinamento online. Esses documentos costumam cobrir os aspectos básicos de compliance, conflitos de interesses e ações anti-corrupção principalmente.

Mas seguir o código de ética da firma não é, necessariamente, o suficiente para se considerar um profissional ético. E trabalhando com projetos de melhoria de processos há diversos desafios que não estarão cobertos pelo Código.

Desde Sócrates, 7 séculos A.C., os filósofos discutem a definição de ética e o que isso reflete em nosso comportamento individual e como sociedade. Eu, particularmente, gosto da definição de Kant:

Age como se a máxima de tua ação devesse ser erigida por tua vontade em lei universal da Natureza.
Imperativo Categórico de Kant

Mas como também quero tornar essas orientações em algo prático, de maneira a ter uma Régua Ética, então simplifico isso como “imaginar se minha ação ou ideia pode ser generalizada para todos”, ou seja: se eu posso fazer, todo mundo pode também, e isso é bom!

Algumas das preocupações ou dilemas éticos que presenciei durante projetos são óbvias de diferenciar o certo do errado, outras nem tanto, e devem ser colocadas ao lado da Régua ética para avaliação mais criteriosa.

Muitas vezes há intenções ruins numa ação antiética, mas na maioria das vezes acontecem por questões culturais, socioeconômicas ou decisões erradas. Os casos abaixo podem exemplificar alguns dos dilemas éticos e como uma Régua Ética pode ajudar.

1° Caso: O PROJETO VAI TIRAR O EMPREGO DAS PESSOAS

Confrontado com uma questão dessas, o líder responderia a verdade nua e crua e assim lidar com possível evasão de pessoas e falta de apoio na condução do projeto?

Ou seria melhor omitir (mentir) dizendo que não há com o que se preocupar, e que tudo vai dar certo pra todos – quando na verdade não irá?

Minha primeira leitura é que é melhor falar a verdade uma vez, e logo cedo – mesmo que doa – do que desculpar-se pela mentira diversas vezes no futuro, e com isso perder sua credibilidade profissional.

Como gerente de um projeto a obrigação é antecipar-se a esse tipo de questão e alinhar a comunicação previamente com os stakeholders.

Pela Régua Ética, se em todos os projetos nós não deixamos claros qual a intenção e o impacto para as pessoas, isso seria bom ou ruim para o grupo? Creio que a resposta aqui é obvia.

2° Caso: TRATAMENTO DIFERENCIADO DE MINORIAS

É fácil dizer que não há discriminação de raça, cor, orientação sexual e etc., porém aplicar na prática, sabemos, não é simples.

Dentro do contexto de melhoria contínua, especialmente no que tange a performance dos indivíduos, é fácil colocar o interesses econômicos à frente do benefício das pessoas e sociedade.

Um exemplo é descobrir que a produtividade um grupo, digamos, de indivíduos homens jovens e solteiros é melhor que de mulheres casadas com filhos pequenos e com isso criar uma política, mesmo que informal, de preferir um grupo em detrimento de outro.

3° Caso: ROBÔS RACISTAS

Outra preocupação é com automação. Inteligência Artificial e Machine Learning estão cada vez mais tomando as decisões que outrora eram exclusiva de humanos. Estes algoritmos são construídos com base em massas de dados que eventualmente retratam o racismo estrutural da sociedade.

Então, ‘involuntariamente’ cria-se uma automação que discrimina pobres e e os nega empréstimos? Ou quem sabe impede que negros acessem serviços de saúde (Veja esse exemplo)

Conclusão

Líderes e membros de projetos devem estar cientes que transformações envolvem pessoas direta e indiretamente, e o impacto sobre elas deve ser medido também do ponto de vista ético e moral, e não apenas da eficiência e economia.

Alinhe seu projeto com a estratégia da empresa usando OKR

Criado dentro da Intel e popularizado pelo Google, a metodologia de gestão por OKR (Objective Key Results) se destaca pela simplicidade na gestão estratégica e, portanto, uma combinação perfeita com uma gestão ágil de projetos

Um OKR se define por “Eu vou _______ , medido por ______”, sendo a primeira parte a definição do Objetivo e a segunda o resultado, key result. Um OKR de projeto deve estar totalmente alinhado com os OKRs corporativos.

Os OKRs diferem-se dos KPIs tradicionais em sua gestão. Estão intimamente alinhados com a estratégia do negócio e tem um ciclo de conclusão mais curto.

Para um projeto de Melhoria de Negócios, poderíamos colocar alguns exemplos:

“Eu vou melhorar o NPS de clientes, reduzindo o número de reclamações mensais em 20%”.

“Eu vou aumentar a Produtividade, aumentando o número de unidades fabricadas por hora para 150”.

“Eu vou aumentar as vendas, incrementando a visitação no site em 35%”.

OKRs, claro, precisam ter números associados a eles, e um Objetivo pode ter múltiplos – porém nem tantos – KRs. Cerca de 5 KRs para cada objetivo está de bom tamanho.

Outra diferenciação em relação à gestão por Balanced Scorecard (BSC) é que os resultados são muito mais um alinhamento com a estratégia da empresa do que um desdobramento, o que simplifica muito o entendimento por parte de todas as pessoas envolvidas, em todos os níveis hierárquicos.

Voltando ao caso do projeto de Melhoria – seja ele Six Sigma, Lean, Automação, Analytics, Data Science, Implantação de Sistema – o OKR de projeto deve alinhar com o objetivo estratégico da companhia, e também deve ter um ciclo definido para que o objetivo seja reportado e alcançado.

Tipicamente um OKR tem ciclo trimestral, com um acompanhamento mínimo semanal. E como estamos na era dos dados, nada mais justo que um acompanhamento dos OKRs até em tempo real quando possível.

Para exemplificar, temos uma lista de projetos para o mesmo Objetivo estratégico:

Objetivo	Key Result	Projeto	Ciclo
Aumentar a satisfação dos empregados	Redução de rotatividade mensal em 3%	Melhorias de ambiente de trabalho	1° Tri
Aumentar a satisfação dos empregados	Redução da rotatividade mensal em 4%	Revisão de benefícios	2° Tri
Aumentar a satisfação dos empregados	Melhorar resultado da pesquisa de clima em 10%	Desenvolvimento de lideranças	1° Tri
Aumentar a satisfação dos empregados	Reduzir absenteísmo em 8%	Projeto Six Sigma	3° Tri

Exemplos de alinhamento de OKRs e Projetos

Portanto essa sistemática admite que os objetivos estratégicos permaneçam os mesmos, mas as metas dos projetos (ou dos departamentos) pode ser revisada constantemente, à medida da velocidade de entrega dos KRs.

Há muito mais sobre OKR e sua implementação em toda a organização. Para quem quer se aprofundar em OK, deixo indicado o site do Felipe Castro para um bom começo.