Uma questão que sempre assombra os líderes de projetos de melhoria contínua é o fator ‘permanência dos novos processos’. A menos que uma nova ferramenta seja implementada e que o antigo meio de fazer o trabalho seja completamente eliminado, o jeito antigo de trabalhar sempre pode retornar e a melhoria que um dia foi obtida pode ir por água abaixo.
Num processo de gestão de mudanças é sempre crítico avaliar o status quo: há quanto tempo o processo está lá, e há quanto tempo as pessoas estão lá fazendo a mesma atividade? Quanto mais tempo, mais profundas estão as raízes do processo anterior e maior é a chance de que o fantasma do processo anterior retorne.
Também há mudanças que ocorrem à medida que o tempo passa que podem alterar o processo e os respectivos resultados. Novos colaboradores, outra liderança, mudança de produto, novas ferramentas, atualizações de software, e assim por diante.
Uma maneira efetiva de lidar com isso, e uma boa prática para um PMO, é possuir um sistema de auditoria periódico. Revisitar os projetos implementados e garantir que as mudanças implementadas e também os resultados de performance obtidos com os projetos permanecem.
Essa auditoria periódica deve ser mais frequente nos primeiros meses pós-implementação e com menor frequência ao longo do tempo.
E por quanto tempo? Se a organização possui um sistema de qualidade bem maduro, certamente tem um sistema de auditoria de processos que implementará isso de maneira permanente. Caso contrário, até ter certeza de que o processo novo está 100% estabelecido e o fantasma antigo não retornará.
Analítico 