Se ainda não tem, é melhor começar logo. O fluxo de caixa é uma ferramenta essencial desde o planejamento até a conclusão do seu projeto.
Iniciativas de transformação/melhoria contínua são construídos à partir das necessidades da organização, e documentados inicialmente com um business case: um documento que justifica a existência do projeto em termos de alinhamento com a estratégia da companhia, mostra sua estrutura de custos, viabilidade técnica, riscos, impactos e, principalmente, os benefícios gerados.
Eu diria que quase metade do conteúdo de um business case é financeiro, com as informações de investimento necessário, recursos utilizados, linha de base atual, benefícios gerados, savings, custos evitados, e assim por diante. E do ponto de vista financeiro, nada mais lógico e fácil de entendimento que um fluxo de caixa de um projeto.
Um fluxo de caixa mostra periodicamente (seja em semanas, meses ou anos) qual a variação de sua estrutura de receitas e custos ao longo do tempo.
Uma iniciativa que tenha influência no número de unidades vendidas, preço de venda ou criação de novas fontes de receita vai alterar o primeiro grupo de linhas de sua planilha de fluxo de caixa, ou como diriam em inglês, o impacto é em top line.
A estrutura de custos já costuma ser mais longa, porém a maior parte dos projetos de transformação ainda visa a mudança nessa estrutura para obter os benefícios de bottom line, ou seja, de economia de gastos.
Devem ser considerados os investimentos adicionais que o projeto necessita: recursos humanos, investimento em tecnologia, compra de suprimentos, serviços de terceiros, máquinas, equipamentos, e assim por diante. Um projeto bem estruturado deve possuir um cronograma físico-financeiro que mostra quando exatamente será necessário desembolsar um investimento.
Além desses, mas não menos importante, deve ser mostrado mês-a-mês quais as modificações na estrutura de custos atual da área que é impactada pelo projeto. As despesas correntes desta área serão alteradas para cima ou para baixo, já que alguns custos podem aumentar em uma área e reduzir em outra.
Em todos os casos as mudanças são medidas comparativamente com uma linha de base: uma referência de períodos passados para demonstrar que o projeto causa impacto efetivamente. Essa linha de base pode ser apenas uma média de resultados do mês/trimestre anterior, mas para empresas que são submetidas a variações sazonais é importante comparar os mesmos períodos anuais.
Ao estabelecer o fluxo de caixa para um período suficientemente longo que demonstre que os benefícios são consistentes (12 meses, por exemplo), é possível medir o retorno financeiro do projeto por meio da TIR (Taxa Interna de Retorno) ou Payback. Ambas as medidas vão justificar a importância e urgência de seu projeto na fase inicial de viabilidade e depois medir efetivamente o que foi obtido de resultado.
É importante ressaltar que o fluxo de caixa foca mais nas economias concretas (hard savings) obtidas, ou seja, aquelas que geram uma mudança líquida e certa no caixa da companhia. Os soft savings, ou economias mais ‘potenciais’, como reduzir o risco à multas, aumento de capacidade produtiva (sem necessariamente utilizar), não costumam entrar nesse planejamento.
Importante também para o portfolio
Para múltiplos projetos, é possível colocar linha a linha o impacto de cada um, consolidando os benefícios gerados mensalmente. Esse consolidado é um elemento importante do ponto de vista gerencial do PMO de melhoria contínua.
Quando o projeto é grande, sua visibilidade na organização é um tanto óbvia, assim como seus resultados esperados. Controlar os benefícios de um portfolio de projetos de pequena e média escala ajuda a dar visibilidade dos benefícios e da importância do PMO como um todo.
Analítico 